Menurut Jhonson,dkk 1989 :
“Swot merupakan perangkat umum yang di gunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan perencanaan strategis dalam berbagai terapan.”
Dengan menggunakan analisa SWOT terdiri dari 2 faktor yaitu :
1.Faktor internal :
•.Streenghts (kekuatan )
•.Weaknesses (kelemahan )
2.Faktor eksternal
• Oppurtunities ( ancaman )
• Threats (peluang atau kesempatan )
Analsis SWOT dapat dibagikan dalam lima langkah:
1. Menyiapkan sesi SWOT.
2. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan.
3. Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman.
4. Melakukan ranking terhadap kekuatan dan kelemahan.
5. Menganalisis kekuatan dan kelemahan.
Seperti Apa Penggunaan Analisis SWOT
Dilihat dari pengertiannya kita dapat melihat apa kegunaan dari analisis SWOT yaitu :
1.Analisis SWOT berguna sebagai alat bantu pembuatan keputusan dalam pengenalan program-program baru misalnya dilembaga pendidikan kejuruan.
2.Merumuskan strategi-strategi dan kebijakan untuk pengelolaan dalam administrator.
3.Alat bantu untuk memperluas visi dan misi suatu organisasi,melalui pendekatan sistematik melalu proses instropeksi dan mawas diri kedalam,baik bersifat positif maupun negative.
Penggunaan analisis SWOT akan efektif apabila analisisnya bersifat fleksibel..Mengingat situasi dan kondisi yng cepat berubah seiring dengan berjalannya waktu, maka analisis harus sesering mungkin dibuat dan disesuaikan.
Analisa SWOT adalah sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). Analisa ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat baik-baik oleh para pengguna analisa SWOT, bahwa analisa SWOT adalah semata-mata sebuah alat analisa yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan dihadapi oleh organisasi, dan bukan sebuah alat analisa ajaib yang mampu memberikan jalan keluar yang “cespleng” bagi masalah-masalah yang dihadapi oleh organisasi.
Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :
• S = Strength, adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.
• W = Weakness,.adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.
• O = Opportunity, adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa depan.
• T = Threat, adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan.
Tujuan adalah sebuah konsep yang menerangkan “kemana kita akan pergi”, tujuan ini diterjemahkan dalam beberapa bentuk, satu diantaranya adalah visi dan misi.
Visi merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan (what do they want to have), Visi menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya, visi yang efektif adalah visi yang mampu membangkitkan inspirasi
Misi adalah bentuk yang didambakan di masa depan (what do they want to be). Misi merupakan sebuah pernyataan yang menegaskan visi lewat pilihan bentuk atau garis besar jalan yang akan diambil untuk sampai pada visi yang telah lebih dulu dirumuskan. Keduanya tidak memiliki dimensi ukur kuantitatif (persentase, besaran waktu, dll). Sebagai konsep yang ideal visi-misi ini harus diterjemahkan lagi dalam konsep yang lebih nyata dan terukur yaitu tujuan (objective). Tujuan dalam konteks ini tidak sama dengan tujuan yang kita bahas didepan. Tujuan yang kita bahas disini adalah tujuan sebagai konsep yang jauh lebih riil.
Analisa SWOT, visi dan misi sebagai sebuah konsep memiliki interaksi yang erat, baik pada saat perumusan, pelaksanaan maupun evaluasi organisasi atau program. Analisa SWOT mengawali perumusan visi dan misi organisasi dan kemudian diterjemahkan dalam tujuan organisasi yang dalam KMHDI kita kenal sebagai GBHO dan GBPK. Dengan acuan berupa visi-misi maka tujuan organisasi akan dapat dirumuskan dalam GBHO dan GBPK.
Dalam skala yang lebih kecil, urut-urutan cara penganalisaan yang sama dapat diterapkan terhadap suatu program kerja, dimana setelah melakukan Analisa SWOT, menentukan Visi-Misi Program Kerja, maka program ini dapat dijabarkan targetnya, segmentasinya dan strategi aksi yang akan digunakan. Sebuah program kerja dapat dikatakan sebagai sebuah program yang lengkap apabila telah mampu menerangkan visi, misi, tujuan serta gambaran pelaksanaan yang berupa target, segmentasi dan strategi aksi yang dipilih. Kemudian dilanjutkan dengan tahapan pelaksanaan program kerja yang secara teknis persiapannya maupun pelaksanaanya akan dibahas pada bagian selanjutnya dari diklat ini. Pelaksanaan akan diikuti dengan proses evaluasi. Yang digarisbawahi disini adalah peran analisa SWOT dalam melakukan penilaian kesesuaian konsep dan pelaksanaan program saat program berjalan maupun di akhir program sehingga dapat diambil sebuah kesimpulan penilaian yang obyektif dan berkesinambungan.